Procesul de administrare personal consumă mult timp din programul specialiștilor HR. Gestionarea documentelor tipărite sau în format digital, generarea acestora pentru a finaliza semnarea unui contract, asigurarea conformității fiecărui document, verificările constante pentru a te asigura că documentele sunt valide, toate fac parte din managementul de documente. Aceste sarcini administrative pot ocupa chiar și cea mai mare parte din timpul angajaților de HR. Dacă mai adaugi și actele care necesită semnătură olografă, dacă nu există un modul de semnatura electronica, activitățile de rutină îi vor împiedica pe aceștia să-și canalizeze energia și către alte procese.
Totuși, acest lucru se poate schimba dacă organizațiile aleg să investească în instrumente digitale suport. Un modul de administrare personal sau o semnatura electronica pot degreva specialiștii HR de activitățile administrative covârșitoare.
Cum poate ajuta un soft administrare personal cu gestionarea documentelor?
Modulele digitale de administrare personal și semnatura electronica reprezintă instrumente pe care te poți baza pentru a eficientiza procesele greoaie din companii. Un soft administrare personal, reprezintă o agendă internă din cadrul companiei, în care sunt stocate toate informațiile relevante cu privire la angajați. Specialistul HR poate accesa documentele în orice moment cu un minim de efort și de pe orice dispozitiv.
Aplicația permite stocare tuturor datelor angajaților, grupate după diverse criterii. Printre aceste calupuri de date amintim: date generale, date contractuale, date medicale, profilul angajatului, date de evaluare, rapoarte, managementul carierei și altele. Toate aceste date pot fi consultate pe rând sau per ansamblu. Pe baza lor se pot genera și rapoarte necesare companiei.
Instrumentele digitale precum soluția de administrare personal sau o semnatura electronica îți oferă și modalități pentru minimizarea erorilor. De exemplu, de fiecare dată când se înregistrează un nou set de date, sistemul validează elementele dacă acestea sunt corecte sau apar avertizări dacă acestea sunt greșite. Fiecare eroare este însoțită de un mesaj care explică de ce un anumit element nu poate fi salvat. După citirea mesajului, specialistul va putea reveni la pagina de introducere a datelor pentru a corecta eroarea.
Alte aspecte importante dintr-un modul de administrare personal ar fi: permite configurarea de către utilizatorul final a listelor, acțiunilor și rapoartelor conform necesităților de moment; eliberează documente și / sau adeverințe necesare angajaților într-un timp foarte scurt; te ajută să ții evidența controalelor medicale; generează fișa postului pentru fiecare angajat în parte.
Ce beneficii aduce o semnatura electronica pentru specialiști?
Pe lângă un modul de administrare personal, multe companii optează și pentru module de semnatura electronica. Cu ajutorul acestuia, procesul de semnare devine mai rapid și mai ușor, atât pentru persoanele din poziții de conducere, cât și pentru specialiștii HR sau angajați.
Un modul de semnare electronica: centralizează toate documentele care necesită semnătură într-un singur flux de aprobare; permite semnarea individuală sau colectivă a documentelor; îți oferă posibilitatea să configurezi diferite fluxuri de semnare în funcție de nevoi sau documente. Totodată, poți opta pentru module care îți pun la dispoziție semnatura electronica simpla, avansată sau calificată, pentru un grad de securitate ridicat.
Începe transformarea digitală cu instrumentele potrivite
True HR este o soluție digitală complexă, care pune la dispoziție un modul de administrare personal și un modul de semnatura electronică pentru a contribui la degrevarea specialiștilor HR de sarcinile administrative. Aplicația este folosită cu succes pe piața românească în industrii precum: banking, BIG4, BPO, IT, servicii medicale, producție, retail, automotive, mass-media și advertising, transport, servicii și construcții. Dacă îți dorești digitalizarea proceselor de administrare personal și semnare electronica, ia legătura cu specialiștii UCMS by AROBS prin e-mail: sales@ucms.ro sau la numărul de telefon: 0738 822 537.
Sursă foto: Freepik
